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Digital? Was tun?


In Zeiten der Corona-Pandemie fördert der Staat die Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit bis zu 50 Prozent. Was können Unternehmen der Reinigungsbranche konkret tun, um Betriebsprozesse zu optimieren und Arbeit für Mitarbeiter angenehmer zu gestalten? Selbstverständlich auch für Kunden, welche einfacher an potenzielle Dienstleister herantreten können, um Leistungen zu buchen.

 

Operativ-interne Betriebsabläufe optimieren


Planung und Organisation ist für jeden Betriebsleiter oder auch Objektbetreuer stets eine Herausforderung, die zum einen der gestellten Aufgabe hinsichtlich der Kunden und den Mitarbeitern gerecht werden muss. Für die Ausführung muss einsehbar sein, welches Personal bei der Hand und geeignet ist. Wenn am Mobiltelefon oder Tablet einer webbasierenden Anwendung angezeigt wird, welche Mitarbeiter bereits ausgebucht sind und verfügbare, geeignete Arbeitskräfte angezeigt werden, erleichtert es die Planung. Das Team wird zusammengestellt, jedes einzelne Mitglied bekommt eine Meldung über sein Smartphone, wann und wo es für die kommenden Tage eingeteilt ist. Sollte ein Teammitglied verhindert sein, kann es dies dem Organisationsleiter über integrierte Funktionen direkt mitteilen.

Aufgaben können durch den Objektleiter erstellt werden und die Mitarbeiter sehen sie. Günstigstenfalls können sie sich für Arbeiten entsprechend selbst einteilen. Angenommen Kunde X hat einen Auftrag für die übernächste Woche. Der Unternehmensleiter stellt diese in der App bereit und die Mitarbeiter bekommen lediglich die Meldung eines neuen Geschäfts. Nun können sie sich selbstständig ihre Arbeitszeit einteilen und sich für die Aufgaben eintragen. Der Vorteil ist, dass sich der Organisator Arbeit in zweierlei Hinsicht spart: Er muss nicht den kompletten Arbeitsplan erstellen, Mitarbeiter wissen selbst besser, wann sie möglicherweise aus welchen Gründen auch immer verhindert sind. Schicht- und Arbeitspläne müssen daher seltener umgestaltet werden.

 

Externe Bereiche werden einfacher gestaltet

Wenn der Kunde Aufgaben selbst einstellen kann, hat dies verschiedene Vorteile. Er kann zu den Aufgaben Bemerkungen hinzufügen, die zur Erledigung wichtig sind. Auch kann er Aufgaben spezifizieren, wenn von bestimmten Arbeitsprozessen

abgewichen wird. Nehmen wir an, der Kunde hatte eine Betriebsfeier.  Mögliches Szenario ist einerseits, dass diese Räumlichkeit üblicherweise nicht zur To-do-Liste gehört; andererseits taucht sie zwar regelmäßig auf, hat aber nicht die durch das Firmenfest entstandenen Zusatzaufgaben. Der Auftragnehmer kann sich auf diese Zusatzaufgabe personalmäßig einstellen und natürlich auch hinsichtlich notwendiger Arbeitsmittel. Der Verlauf der Arbeitsschritte ist für Kunde und Objektleiter jederzeit sichtbar. Fehlerhaft ausgeführte Aufgaben können zeitnah korrigiert werden. Der Mitarbeiter hakt erledigte Aufgaben ab.

 

Um Reklamationen vorzubeugen, können Aufgaben erledigt werden, wenn sie auch dokumentiert werden. Beispielsweise durch ein Foto. Oder etwas weiter in die Zukunft gedacht, wenn an den Auftragsorten vom Auftraggeber programmierte Sensoren oder Chips platziert werden, welche über Bluetooth das Smartphone erkennen. Nur innerhalb der Funkreichweite ist es erlaubt, die Aufgabenliste zu bearbeiten. Fotodokumentationen erleichtern und verhindern mögliche Reklamationen. Auch weiß der Objektleiter über die Zuständigkeit des entsprechenden Kollegen Bescheid. Kommunikationswege werden ebenfalls verkürzt – für das Dienstleistungsunternehmen und den Kunden.

 

Materialdisposition wird erleichtert

Jede Aufgabe beansprucht Arbeitsmaterial. Maschinen, Putzmittel, spezielle Arbeitskleidung hinsichtlich gesetzlicher Vorschriften usw. Die im System hinterlegten Aufgaben sind mit der Warenwirtschaft verknüpft. Um einen Auftrag erledigen zu können, wird geprüft, ob adäquate Arbeitsmittel im ausreichenden Maß vorhanden sind. Notfalls kann es benötigtes Material bei hinterlegten Lieferanten bestellen. Die Verfügbarkeit erforderlicher Maschinen wird ebenfalls geprüft. Automatisch können Alternativtermine vorgeschlagen werden, sollten zu einem Termin diese nicht ausreichend verfügbar sein.

 

Persönliche Kontakte können vermieden werden

 

Gerade in aktuellen Pandemiezeiten ist jeder persönliche Kontakt ein Risiko. Durch die Arbeits- und Schichtplanung mit Hilfe webbasierter Anwendungen können diese auf ein Minimum reduziert werden. Damit ist sichergestellt, dass Infektionen weniger wahrscheinlich werden – auch die der eigenen Mitarbeiter. Krankheitsbedingte Ausfälle kosten Geld. Arbeitgeber und Sozialkassen sind gleichermaßen betroffen.

 

Direktes Erfassen der Arbeitszeit
 

Teammitglieder einer Aufgabe beginnen ihre Arbeit und starten die Anwendung. Das intelligente Menü führt sie durch die einzelnen Arbeitsschritte. Wird die App gestartet, wird dies als Beginn der Arbeitszeit gewertet. Minutengenaue Zeiterfassung wird ermöglicht und erleichtert später die Lohn- und Gehaltsabrechnung, da die Zuordnung der Aufgaben zu den Mitarbeitern eindeutig ist. Es ist auch das Ende einer schier unüberschaubaren Zettelwirtschaft, die zeitaufwendig und unpraktisch ist. Schließlich müssten diese Arbeitszettel in ein Datev-Buchhaltungssystem eingegeben werden. Krankmeldungen erfolgen ebenfalls über diese App. Somit steht die Information eines verhinderten Kollegen sofort allen Beteiligten zur Verfügung. Der Personalabteilung hinsichtlich der zu zählenden Krankheitstage, den Objektleitern für die zukünftige Planung der Arbeiten. Häufig treten betriebsinterne Probleme auf, da Informationen nicht dort ankommen, wo sie benötigt werden. Digitalisierung betrieblicher Abläufe kann das verhindern. Urlaubswünsche können ebenfalls eingereicht werden. Systematisch verknüpfte Kundenaufträge erleichtern die Planbarkeit der Urlaubsanträge bzw. der Personaldisposition. Auch können Personaldisponenten schneller Entscheidungen treffen, ob beispielsweise gerade in Ferienzeiten zusätzliche Arbeitskräfte (Ferienjobber) eingestellt werden, um alle Kundenanliegen zufrieden zu stellen.

 

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