Zollkontrolle der Arbeitszeiten – So sind Sie auf der sicheren Seite
Bereits seit dem 1. Januar 2015 gilt das aktuelle Mindestlohngesetz. Es beschreibt, in welcher Art und Weise der Mindestlohn bzw. die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst werden. Ab diesem Moment fanden und finden immer mehr Zollkontrollen statt. Dies hat man vor allem in der Reinigungsbranche zu spüren bekommen. Viele Mitarbeiter beziehen hier den Mindestlohn, weshalb diese Betriebe besonders interessant für Zollkontrolleure sind. Doch wie verhält man sich, wenn der Zoll plötzlich an der Tür klopft? Wie bereitet man sich bestmöglich für den Ernstfall vor? Alle Informationen haben wir hier für Sie zusammengefasst.
Was ist bei der Dokumentation zu beachten?
Die gesamten Vorschriften und Dokumentationspflichten sind im Mindestlohngesetz geregelt. Die Arbeitszeiten müssen demnach stets vollständig aufgezeichnet werden. Dazu zählen der Arbeitsbeginn, das Ende sowie die Pausenzeiten. Wichtig hierbei ist, dass die tatsächlich geleisteten Stunden festgehalten werden und nicht die vorher geplanten Arbeitsstunden. All dies muss spätestens bis zum siebten Tag des jeweils geleisteten Arbeitstages dokumentiert werden. Außerdem muss man als Betrieb im Stande sein, die Arbeitszeitnachweise bei einer Zollkontrolle sofort vorzeigen zu können.
Alle erfassten Daten müssen mindestens zwei Jahre im Betrieb aufbewahrt werden. Dabei ist es dem Betrieb selbst überlassen, ob man diese in Papierform oder digital aufbewahrt. Wer es noch einmal genau nachlesen will, kann dies auf der Webseite des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz tun.
Stressfrei mit der richtigen Dokumentation
Nach wie vor ist es in der Reinigungsbranche üblich, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter mit sogenannten Stundenzetteln zu erfassen. Diese Methode ist jedoch veraltet, da sie einige Nachteile gegenüber moderneren Lösungen hat. Zum einen ist sie sehr zeitaufwendig, da die Zettel täglich vom Vorarbeiter ausgefüllt und in der Buchhaltung abgegeben werden müssen. Das kostet Zeit und ist vor allem bei einer wachsenden Zahl von Arbeitnehmern unübersichtlich. Außerdem können bei der Übertragung vom Stundenzettel in ein Excel-Dokument Fehler entstehen. Dies kann sowohl durch eine schlecht zu erkennende Handschrift als auch einfache Flüchtigkeitsfehler beim Abtippen geschehen.
Im Gegensatz dazu empfiehlt es sich die Arbeitszeiten mit einer modernen Software zu erfassen und zu dokumentieren. Auf diese Weise sind die Daten stets geordnet und können innerhalb von Sekunden abgerufen werden. Übertragungsfehler gehören so der Vergangenheit an. Dies ist jedoch nicht nur vorteilhaft bei etwaigen Zollkontrollen, sondern verbessert auch das Vertrauen zwischen dem Arbeitgeber und den Arbeitnehmern. Beide Parteien können Ihre geleistete Arbeitszeit besser nachvollziehen, womit Unstimmigkeiten bezüglich des zu zahlenden Gehalts ad acta gelegt werden.
Welche Mitarbeiter sind von der Erfassung betroffen?
Zunächst einmal sind alle geringfügig Beschäftigten betroffen. Damit sind alle Arbeitnehmer gemeint, die weniger als 450 € pro Monat oder nicht mehr als 5.400 € im Jahr verdienen. Außerdem gilt dies für alle kurzfristig beschäftigten Arbeitnehmer. Damit sind zum Beispiel Saisonkräfte oder Ferienjobber gemeint, die maximal zwei Monate oder 50 Tage im Kalenderjahr angestellt sind.
Besonders die Gebäudereinigungsbranche gilt als sehr beliebt bei Zollkontrolleuren. Diese beschäftigen nämlich zumeist Arbeitnehmer, die den Mindestlohn erhalten und daher alle Arbeitszeiten dokumentieren müssen.
Der jedoch wichtigste Grund für die vermehrten Zollkontrollen ist, dass das Gebäudereinigungsgewerbe zusätzlich unter das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) fällt. Hier sind alle tätigen Personen verpflichtet, ihren Personalausweis oder ein anderes gültiges Ausweisdokument stets mitzuführen und auf Verlangen des Zolls vorzuzeigen. Über diese Vorschrift müssen die Arbeitnehmer außerdem schriftlich in Kenntnis gesetzt werden. Zusammenfassend dient dieses Gesetz der Bekämpfung der steigenden Schwarzarbeit in Deutschland.
Fazit
Der Mindestlohn sollte auf jeden Fall eingehalten werden, da man sonst mit Strafen von bis zu 30.000 € rechnen muss. Am einfachsten geht das mit dem Umstieg auf eine digitale Zeiterfassung. Diese ist bequemer, einfacher und vor allem erheblich schneller als herkömmliche Zeiterfassungsmethoden. Auf diese Weise entstehen keine Probleme bei einer unangemeldeten Zollkontrolle und Sie sind mit Ihrem Reinigungsunternehmen zukünftig auf der sicheren Seite.
