Software-Einsatz in der Gebäudereinigung
Digitale Hilfen für Gebäudereiniger gibt es für nahezu jeden Arbeitsbereich
Ob Stammdatenpflege, Kalkulation, Objektverwaltung oder Bestellwesen, ob Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Qualitäts- oder Mitarbeiterkontrolle, es gibt wohl kaum einen Geschäftsablauf, für den keine entsprechende Software angeboten wird. Auch die Anzahl der Anbieter am Markt ist recht groß, so dass die Auswahl, was für den eigenen Betrieb sinnvoll und gut ist, schwer fällt.
Wie der Einsatz von Software in der Gebäudereinigung entlasten kann, sei hier an den Beispielen der Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Qualitätskontrolle dargestellt. Einige Firmen bieten Software zur Echtzeiterfassung an, d.h. die Reinigungskraft gibt via eines mobilen Erfassungsgeräts direkt von ihrem Arbeitsplatz aus den Arbeitsbeginn und das -ende durch. Durch die Echtzeitübertragung kann in der Verwaltung nicht nur die Einhaltung von Arbeitszeiten überprüft werden, bei ausbleibender Anmeldung zu einem festgelegten Arbeitsbeginn kann auch nachgehalten werden, ob sich die Reinigungskraft verspätet hat oder ob ggf. ein Ersatz geschickt werden muss. So entfällt auch für den Kunden das mühsame Nachhalten der bestellten Leistung. Die Möglichkeit, innerhalb kurzer Zeit auf einen Personalausfall reagieren zu können, trägt auch wesentlich zur Kundenzufriedenheit bei.
Des Weiteren ist es möglich, die in Echtzeit übertragenen Arbeitszeiten direkt in die Lohnabrechnung einfließen zu lassen. Dadurch entfällt einerseits die händische Erfassung der Arbeitszeit durch das Reinigungspersonal und andererseits das händische Einpflegen der Arbeitszeit für die Lohnabrechnung. Durch die Automatisierung werden auch potenzielle Fehler wie falsches Ausfüllen von Zeiterfassungsprotokollen oder falsche Übertragung aus diesen Protokollen eliminiert. Die Lohnabrechnung erfolgt also genauer und schneller.
Ähnliche Vorteile ergeben sich durch Softwareeinsatz auch bei der Qualitätskontrolle. Über ein mobiles Endgerät kann sich ein Objektleiter zunächst alle relevanten Informationen zu einem zu prüfenden Objekt anzeigen lassen. Schließlich ruft er die Liste der geplanten Qualitätschecks ab und führt diese durch. Noch während der Checks vor Ort füllt der Objektleiter die Liste aus und sendet seine Ergebnisse an die Zentrale. Werden bei der Qualitätskontrolle Mängel festgestellt, so werden automatisch Aufträge zur Behebung an die Zentrale gemeldet. Verfügt das Reinigungsunternehmen gleichzeitig über ein Tool zur Einsatzplanung, werden entsprechende Terminvergaben und Personalzuteilungen direkt automatisch veranlasst.
Die Vorteile liegen in diesen Beispielen klar auf der Hand: Zeitersparnis in der Verwaltung, Fehlerreduzierung, Kundenzufriedenheit durch verlässliche Personalplanung, optimale Verzahnung von Betriebsabläufen und Kontrolle der Verlässlichkeit von Personal sind nur einige der Verbesserungen, die die Automatisierung in den genannten Beispielen gebracht hat.
Das heißt jedoch nicht zwingend, dass jedes Unternehmen vom Softwareeinsatz profitiert. Der Umgang mit der Software und teilweise auch mit Hardware (z.B. bei der Zeiterfassung mittels mobilem Endgerät) muss geschult werden, Betriebsabläufe an die Software angepasst werden und Zeit sowie Geld in die Anschaffung und Inbetriebnahme investiert werden. Diese Aufwände muss man sich leisten können, was gerade bei kleinen Betrieben nicht immer der Fall ist. „Im Normalfall rechnet sich unser System im ersten Jahr des Einsatzes“, sagt Wolfgang Ebner, Geschäftsführer von A.S.E. Ebner und Partner, einem der führenden Hersteller von Gebäudereiniger-Software. Ob sich dieser Nutzen wirklich einstellt, sollte jede Firma gründlich für sich durchrechnen. Und natürlich ist auch nicht jedes Unternehmen ein Freund automatisierter Abläufe, auch da sollte man sich fragen, ob man die Nutzen des Softwareeinsatzes überhaupt als solche sieht oder ob dieser 'Kulturbruch' im eigenen Unternehmen vielleicht gar nicht honoriert wird.
Wer jedoch den Vorteil von Software für seine Firma erkannt hat und noch nach einer passenden Lösung sucht, tut gut daran, sich eingehend auf dem Markt umzuschauen. Wolfgang Ebner rät daher, sich bei Anbietern umzuschauen, die bereits auf dem Markt länger etabliert sind. Nur diese können sicherstellen, dass sie die Branchenbedürfnisse für den Moment realistisch abbilden, kompatible und flexible Module zur Erweiterung anbieten können und auch zukünftig ihre Systeme so weiterentwickeln werden, dass notwendige Änderungen in bestehende Systeme eingepflegt werden können.
Anbieter von Unternehmenssoftware für die Gebäudereinigung finden Sie auch bei Gebäudereiniger-Online.
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