Der digitale Sanitärraumzettel erobert neue Räume
Wir schrieben das Jahr 2023 und ein Hauch von digitaler Revolution kündigte sich für das stille Örtchen an. Die Ära des guten, alten Sanitärraumzettels, auf dem Reinigungskräfte getane Arbeit per Unterschrift und Datum mit Kugelschreiber auf einem Formblatt aus Papier dokumentieren, geht ihrem Ende entgegen. Abgelöst werden könnte das analoge Relikt von einer digitalen Lösung. Diese heißt e-QSS TaskWatch. Und dieses Tool ist erfreulich simpel per Smartphone nutzbar. 2024 erobert der digitale Sanitärraumzettel neue Räume.
Der Anstoß für die Entwicklung des Systems kam von der Dussmann Service Deutschland GmbH. Die Dussmann Group bietet zahlreiche Dienstleistungen rund um Facility Management an, darunter Gebäudereinigung. Unzählige Sanitärräume werden deutschlandweit betreut. In einem Jahr fallen abertausende Sanitärraumzettel an, die zu Dokumentationszwecken auch aufbewahrt werden müssen. Ganz zu schweigen von der Manpower, die analogen Zettel wöchentlich auszutauschen. Dussmann trug den Wunsch nach einer digitalen Lösung an seinen langjährigen Partner, den Digitalisierungsspezialisten Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH heran. Die im oberbayerischen Steingaden beheimatete Software-Firma entwickelte in der Folge den digitalen Sanitärraumzettel e-QSS TaskWatch. Das Tool ermöglicht es Reinigungskräften, ihre Tätigkeiten einfach per Smartphone zu dokumentieren. Zunächst bei Dussmann in der Erprobung und nach einigen Schleifen mit Korrekturen und Optimierungen wurde das Tool im Herbst 2023 auf der Berliner Branchenmesse CMS der Öffentlichkeit vorgestellt. Mittlerweile kann Oswald Neumann, einer der Geschäftsführer, auch konkrete Zahlen für die Öko-Bilanz nennen: „Bei einem großen Kunden sind es 48 Tonnen CO2 und 2,1 Millionen Blatt Papier, die eingespart werden.“ Das ist nicht marginal und e-QSS TaskWatch beileibe kein Nischenprodukt.
QR-Code auf Toiletten ermöglicht auch Benutzerkommentare
Statt der Papierlisten mit dem Handeintrag hängen auf den Toiletten nur noch ansprechend gestaltete Infotafeln mit einem QR-Code. Nach dem Scannen erscheint am Handy ein digitales Formblatt mit zwei Bereichen: Ein geschützter interner Bereich für die Reinigungskräfte und ein öffentlicher Bereich. In Letzterem können Benutzer der Sanitärräume deren Zustand mit Smileys bewerten und sogar konkrete Kommentare hinterlassen, beispielsweise, wenn Seife oder Toilettenpapier fehlt. In den internen Bereich loggen sich Reinigungsmitarbeiter mit ihren Zugangs-Daten ein. Nach einmaliger Eingabe merkt sich das System die Daten und der „Sanitärraumzettel“ erscheint automatisch. Objekt, Datum und Zeitstempel sind bereits voreingetragen, man tippt nur noch auf „Erledigt“ oder „Nicht erledigt“. Zusätzlich können die Reinigungsmitarbeiter in einem Kommentarfeld per Freitext Erläuterungen, fehlendes Material, Defekte etc. eintragen - speichern und fertig.
Damit auch nicht so technikaffine Reinigungskräfte die App nutzen können, war das Gestaltungziel bei der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) eine unkomplizierte Handhabung. Einfache Bedienbarkeit fördert die Akzeptanz und erleichtert die Integration des Systems in den anstrengenden Arbeitsalltag. Zudem minimiert sich der Schulungsaufwand. Das GUI ist firmenspezifisch nach dem jeweiligen Firmen-CI individualisierbar - farblich oder mit Logos.
e-QSS TaskWatch - simple Oberfläche - komplexes QM-System im Hintergrund
Der digitale Sanitärraumzettel e-QSS TaskWatch ist kein Stand-alone-Produkt. Er fungiert vielmehr als kommunikatives Frontend zur Dokumentation der Sanitärraumreinigung. Die erfassten Daten verarbeitet im Hintergrund die QM-Software e-QSS, die Qualitätsprüfungen und -prozesse intelligent digitalisiert.
Die Software e-QSS wird aus der Praxis für die Praxis entwickelt. Auftraggeber und Dienstleister aus vielen Branchen nutzen die QM-Software im Schwerpunkt des Facility-Managements in unterschiedlichsten Einsatzbereichen.
Mit e-QSS haben sie ein gemeinsames durchgängiges Tool und eine webbasierte Plattform, um Transparenz, Effizienz und Standards in ihre Unternehmensabläufe & Qualitätsprozesse zu bringen. Alle Prozessbeteiligten erhalten Sicherheit über die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Leistungen und optimieren ihre partnerschaftliche Zusammenarbeit.
Aufgrund der weiten Verbreitung von e-QSS im Facility Management (in 80 Ländern), ist der digitale Sanitärraumzettel eine willkommene Erweiterung. Mehr Info zum digitalen Sanitärraumzettel bietet die Website von e-QSS. Info zum umfassenden QM-System e-QSS gibt es hier.
Die Vorteile der digitalen Erfassung
Die Liste der digitalen Vorteile gegenüber der analogen Zettelwirtschaft liest sich wie folgt:
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Einfacher Tätigkeitsnachweis für Reinigungskräfte inklusive digitaler & manipulationssicherer Auswertungen für Objektleiter.
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Die mühevolle Einzelauswertung von Listen entfällt
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Einsparung von CO2 und Manpower
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Echtzeit-Zugriff auf sämtliche erfasste Qualitätsdaten ermöglicht allen Beteiligten jederzeit einen umfassenden Überblick über alle relevanten Kennzahlen und Auswertungen. Diese Transparenz ermöglicht es, zeitnah zu reagieren, schnelle Entscheidungen zu treffen sowie Prozesse zu optimieren.
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Optisch attraktiver Aushang: Die Präsentation der Reinigungsinformationen wird ansprechender gestaltet. Ein attraktiver Aushang trägt dazu bei, die Sauberkeit visuell zu unterstreichen und verbessert die Kommunikation.
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Eine abbildbare Zufriedenheitsmessung der Sanitärraumbenutzer.
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Digitale Übersicht und Sicherheit über die Einhaltung von gesetzlichen Nachweispflichten (manipulationssicher)
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Beschleunigte Meldekette: Durch den Einsatz des digitalen Helfers wird die Kommunikation zwischen Kunden und Dienstleister deutlich beschleunigt. Eine schnellere Bearbeitung von Anfragen, Problemen oder Änderungswünschen wird möglich und die Gesamteffizienz der Dienstleistung wird verbessert.
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Kundenbindung: Auftraggeber von Reinigungsfirmen profitieren von der Möglichkeit, relevante Informationen zu vertraglich vereinbarten Dienstleistungen, Reinigungsdokumentationen, Sonderaufträgen, Protokolle u.v.m. jederzeit und von jedem Ort aus einzusehen. Dies führt zu einer erhöhten Transparenz und schafft eine vertrauensvolle Basis der Zusammenarbeit.
Zum Einsatz kommt der digitale Sanitärraumzettel aktuell beispielweise in vielen Großfilialen eines schwedischen Möbelherstellers. Für noch mehr Details steht auf YouTube ein e-QSS-Erklärvideo zur Verfügung (es gelten die Datenschutzregeln von YouTube).
Flexibel erweiterbar – von Flughafen bis Gastronomie
Im Zusammenspiel von e-QSS und e-QSS TaskWatch sind nahezu beliebige Erweiterungen möglich. Kaum ein Jahr nach der Markteinführung eroberte der digitale Sanitärraumzettel bis Mitte 2024 längst auch andere Räume und Anwendungsbereiche.
Durch die Individualisierbarkeit und Anbindung des „Digitalzettels“ an die QM-Software
e-QSS hat sich e-QSS TaskWatch von seinem anfänglichen Sanitärraum-Habitat längst emanzipiert.
Neumann & Neumann erwähnt solche Beispiele, etwa für die einfache Dokumentation einer Legionellenprävention oder der vielfältigen HACCP-Nachweise in Großküchen und in Küchenlagern. HACCP bedeutet „Hazard Analysis of Critical Control Points“. Alle Betriebe, die Lebensmittel verarbeiten und in Umlauf bringen, sind gesetzlich verpflichtet die Richtlinien einzuhalten und kritische Kontrollpunkte zu dokumentieren: Alles, was nicht dokumentiert wird, gilt als nicht erfolgt! Ohne Nachweis kein Beweis. Hier ist ein schlank handhabbarer Digitalzettel, der den gesetzten Vorgaben genüge tut, von enormem Vorteil.
In der Gastronomie am Flughafen München oder auch am Frankfurter Flughafen zeigt e-QSS z.B. bei der Fraport die vielfältige Individualisierbarkeit. Oswald Neumann: „Für die Betreuung der Fahrzeugflotte setzt das Fuhrparkmanagement auf die digitale Erfassung und Rückmeldung von Informationen, zum Beispiel Zustand und Sauberkeit der Fahrzeuge. Mit unserer intuitiven e-QSS-Software werden die Informationen der Fahrzeugzustände inklusive Fotos von den Mitarbeitern aufgenommen und am Ende des Checks automatisch per E-Mail versendet. Die Informationen sind somit digital erfasst und ermöglichen detaillierte Auswertungen. Auch die Dokumentation ist gemäß der Halterverantwortung lückenlos. Die digitalen Checklisten haben den administrativen Aufwand erheblich vereinfacht.“
Für welche Unternehmen rechnet sich die e-QSS Software?
Im engeren Kreis der Gebäudereiniger wird sich eine Anschaffung und Implementierung der Software in betriebliche Abläufe vielleicht nicht für alle Unternehmen rechnen. Ein beachtlicher Anteil der Branche besteht aus kleinen Firmen mit wenig Mitarbeitern und sehr überschaubarem Jahresumsatz.
Allerdings sind Dienstleistungsunternehmen im Facility-Management, die noch keine QS-Software im Einsatz haben, bereits heute nicht mehr wettbewerbsfähig.
Die Software e-QSS ist im Mietmodell erhältlich und wird nach individuellen Anforderungen in unterschiedlichen Software-Paketen angeboten.
Unternehmen, die sich für die QS-Software e-QSS entscheiden, bekommen ein extrem flexibles, umfassendes Qualitätsmanagementsystem, das Rechtssicherheit mit ökologischer Nachhaltigkeit dank CO2-Einsparung verbindet. Das Einsparpotenzial mit e-QSS für Unternehmen kann man auf der Website berechnen. Das Smiley darf lächeln.
Bildquellen Fotos:
Dussmann Service Deutschland GmbH,
Neumann & Neumann
