Marktübersicht: Digitale Technologien in der Gebäudereinigung. Warum Software, Daten und Automatisierung die Branche neu sortieren

Die Gebäudereinigung war lange eine Branche, die sich über Erfahrung, Bauchgefühl und routinierte Abläufe definierte. Das funktionierte erstaunlich gut – bis die Realität begann, die Spielregeln neu zu schreiben und und Digitalisierung auch in der Reinigungsbranche Einzug hielt.

Fachkräftemangel, steigende Löhne, strengere Dokumentationspflichten, ESG-Vorgaben und Auftraggeber, die jederzeit wissen wollen, was in „ihrem Objekt“ passiert, erzeugen einen technologischen Druck, den kein Unternehmen mehr ignorieren kann. Digitalisierung ist dabei kein Marketing-Schlagwort, sondern ein handfester betriebswirtschaftlicher Hebel. Wer Personal effizienter einsetzt, Flächen transparent dokumentiert und Abläufe automatisiert, arbeitet nicht nur sauberer, sondern schlicht profitabler. Wer das nicht tut, verliert – an Übersicht, an Marge und am Ende an Aufträgen.

Digitale Reinigungstechnologien umfassen heute weit mehr als einzelne Softwarelösungen. Sie bilden ein wachsendes Ökosystem aus Workforce-Management, Qualitätskontrolle, Robotik, Sensorik, Gebäudedaten und datengetriebenen Analysen. Dieses Ökosystem bestimmt zunehmend den Takt der Branche.

Die Kernbereiche der digitalen Transformation

Im Zentrum nahezu jeder Digitalisierungsstrategie steht das Workforce-Management. Moderne Einsatzplanung beschränkt sich nicht mehr auf Dienstpläne, sondern verknüpft Objektanforderungen, Flächendaten, Qualifikationen, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Wegezeiten zu realistischen, belastbaren Einsatzszenarien. Dadurch werden Leerlauf, Überstunden und permanente Umplanungen reduziert – und Disposition wie Objektleitung spürbar entlastet. Der eigentliche Gewinn liegt in der Transparenz: Nur wer weiß, wo Zeit und Geld verloren gehen, kann gegensteuern.

Eng damit verbunden ist die digitale Qualitätskontrolle. Papierlisten, Ordner und nachträgliche Reklamationen werden zunehmend durch mobile Anwendungen ersetzt, die Checklisten, Fotodokumentation und Zeitstempel in Echtzeit erfassen. Qualität wird dadurch messbar, nachvollziehbar und auswertbar. Für Dienstleister bedeutet das weniger Diskussionen und mehr Rechtssicherheit, für Auftraggeber eine neue Form von Kontrolle, die nicht auf Vertrauen allein basiert.

Ein weiterer zentraler Bereich ist die Robotik und Automatisierung. Autonome Scheuersaugmaschinen und Spezialroboter übernehmen standardisierte Reinigungsaufgaben, insbesondere auf großen Flächen oder außerhalb regulärer Arbeitszeiten. Entscheidend ist dabei nicht die Maschine selbst, sondern das dahinterliegende Einsatz- und Flottenkonzept. Robotik ersetzt keine Fachkräfte, sondern verschiebt Tätigkeiten. Wer diese Verschiebung strategisch plant, steigert Produktivität. Wer lediglich Maschinen kauft, riskiert Stillstand auf Rollen.

Zunehmend an Bedeutung gewinnt die IoT-Sensorik. Sensoren erfassen Besucherströme, Nutzungsintensitäten oder Füllstände und liefern die Grundlage für bedarfsorientierte Reinigung. Gereinigt wird nicht mehr nach starrem Intervall, sondern nach tatsächlicher Nutzung. Das spart Ressourcen, erhöht die wahrgenommene Qualität und unterstützt Nachhaltigkeitsziele. Predictive Cleaning ist damit weniger Zukunftsvision als Integrationsfrage – und eine Frage der Bereitschaft, gewohnte Routinen zu hinterfragen.

Parallel dazu verschmilzt die Gebäudereinigung immer stärker mit der Welt der CAFM-Systeme. Reinigungsprozesse werden Teil des Smart Buildings, greifen auf Raum-, Flächen- und Nutzungsdaten zu und reagieren auf Störmeldungen oder Belegungsänderungen. Damit verändert sich auch die Rolle der Gebäudereinigung: vom ausführenden Dienstleister hin zum datenbasierten Servicepartner. Unternehmen ohne Schnittstellenfähigkeit geraten hier zunehmend ins Abseits.

Abgerundet wird dieses Bild durch KI-gestützte Analysen und digitale Beschaffungsprozesse. Künstliche Intelligenz hilft, Personaleinsatz, Flächenlogiken und Kostenstrukturen zu analysieren und zu optimieren. In der Beschaffung automatisieren digitale Plattformen Ausschreibungen, Angebotsvergleiche und Leistungsverzeichnisse. Das Ergebnis sind schnellere Entscheidungen, belastbarere Kalkulationen und weniger Bauchgefühl – unspektakulär, aber hochwirksam.

Zentrale Entwicklungen, die die Branche prägen

Über alle Bereiche hinweg zeichnet sich eine klare Richtung ab. Intuitive Dienstplanung wird zunehmend durch algorithmische Modelle ersetzt. Autonome Reinigungsflotten werden in großen Objekten zum Normalfall. Sensorik ermöglicht bedarfsorientierte Reinigung statt fixer Zeitpläne. Echtzeitdaten werden zur Standardanforderung in Ausschreibungen. Schnittstellenkompetenz entscheidet darüber, ob Systeme miteinander arbeiten können – oder ob Insellösungen entstehen. Gleichzeitig werden Personaleinsatz, Fehlzeiten und Flächennutzung immer stärker datenbasiert analysiert und gesteuert.

Kurz gesagt: Die Branche bewegt sich von Erfahrung und Bauchgefühl hin zu Erfahrung plus Daten. Wer diesen Übergang verpasst, wird nicht aktiv ausgeschlossen – sondern schlicht übergangen.

Stolpersteine der Digitalisierung

Trotz aller Potenziale scheitern Digitalisierungsprojekte immer wieder an denselben Punkten: Software passt nicht zu den realen Prozessen, Mitarbeitende werden nicht ausreichend geschult, Systeme bleiben isoliert ohne Schnittstellen. Besonders häufig sind überambitionierte Einführungen, bei denen „alles auf einmal“ digitalisiert werden soll – ein Klassiker mit Ansage. Hinzu kommen rechtliche und organisatorische Hürden, etwa im Umgang mit Datenschutz.

Einen Weg zurück gibt es dennoch nicht. Die Digitalisierung hat die Gebäudereinigung erreicht – und sie bleibt.

Warum eine Marktübersicht Orientierung schafft

Genau hier setzt eine Marktübersicht an. Sie ist kein Werbekatalog, sondern ein Navigationsinstrument. Sie hilft dabei, Systeme einzuordnen, Stärken und Schwächen realistisch zu bewerten und Fehlentscheidungen zu vermeiden. Leserinnen und Leser gewinnen einen Überblick darüber, welche Lösungen es gibt, für welche Unternehmensgrößen und Prozesslandschaften sie geeignet sind und wo Marketingversprechen von der Praxis abweichen.

Eine gute Marktübersicht ermöglicht es, Investitionen strategisch zu planen, statt sich von Einzellösungen treiben zu lassen. Sie schafft Vergleichbarkeit in einem Markt, der zunehmend unübersichtlich wird – und liefert damit genau das, was viele Betriebe aktuell am dringendsten brauchen: Orientierung.

Marktübersicht

Software für Einsatzplanung & Workforce-Management

Nach der grundsätzlichen Einordnung digitaler Kernbereiche wird schnell deutlich, wo jede Digitalisierungsstrategie in der Gebäudereinigung beginnt – und scheitert, wenn sie falsch aufgesetzt ist: bei der Einsatzplanung und dem Workforce-Management.

Diese Systeme bilden das operative Rückgrat der Branche. Sie entscheiden darüber, ob Personal realistisch geplant, sauber dokumentiert und wirtschaftlich eingesetzt wird oder ob Zeit, Geld und Nerven im Tagesgeschäft versickern. Da der größte Kostenblock im Reinigungsgewerbe weiterhin das Personal ist, wirken sich Fehlentscheidungen hier unmittelbar auf Margen und Wettbewerbsfähigkeit aus.

Die Marktübersicht zeigt, wie unterschiedlich Anbieter dieses zentrale Thema angehen – und warum es „die eine richtige Lösung“ nicht gibt.

Was Workforce-Management heute leisten muss – und was nicht mehr reicht

Zeitgemäße Systeme beschränken sich nicht mehr auf reine Dienstplanung. Erwartet werden integrierte Funktionen für Zeiterfassung, Objekt- und Mitarbeiterverwaltung, Kommunikation, Dokumentation und Reporting. Je nach Ausrichtung kommen Lohnexporte, Bedarfsermittlung, Aufgabenmanagement oder KI-gestützte Prognosen hinzu.

Die Übersicht macht zugleich deutlich, dass Funktionsumfang und Automatisierungsgrad stark variieren. Während einige Plattformen klar auf Enterprise-Strukturen mit mehreren Standorten und komplexen Anforderungen ausgelegt sind, fokussieren andere bewusst kleine und mittlere Betriebe mit überschaubaren Planungslogiken. Entscheidend ist daher weniger, wie viel ein System kann, sondern was davon tatsächlich benötigt und genutzt wird.

Hinweis der Redaktion:
CleanManager und fortytools sind Produkte der zvoove Group. In dieser Marktübersicht werden sie – aus Transparenzgründen – weiterhin einzeln aufgeführt, da sie sich funktional und in der Zielgruppenansprache unterscheiden. Der Anbieter wird jedoch korrekt zugeordnet.

Die Marktübersicht zeigt eine klare Spreizung zwischen breit integrierten Workforce-Plattformen und schlankeren, branchennahen Lösungen.

Systeme wie tamigo, Quinyx und fourty tools adressieren vor allem mittelständische bis große Unternehmen. Sie bieten umfangreiche Workforce-Funktionen, zahlreiche Integrationsmöglichkeiten und sind auf Skalierung ausgelegt. Gleichzeitig zeigt die Tabelle, dass diese Systeme nicht immer spezifisch auf die Feinheiten der Gebäudereinigung zugeschnitten sind oder eine gewisse Komplexität bei Einführung und Betrieb mitbringen.

Demgegenüber stehen Lösungen wie CleanManager, PlanD oder auch das branchenübergreifende TimeTac die stärker auf kleine bis mittlere Reinigungsbetriebe zielen. Hier liegt der Fokus auf schneller Einführung, intuitiver Bedienung und branchennaher Funktionalität. Die Kehrseite: geringerer Automatisierungsgrad, eingeschränkte Schnittstellen oder begrenzter Funktionsumfang bei komplexen Planungsanforderungen.

Gerade diese Unterschiede macht die Tabelle transparent – inklusive dokumentierter Einschränkungen, fehlender Angaben („k. A.“) und klarer Zielgruppen-Zuordnung.

Fazit des Segments

Workforce-Management-Software ist das Nervensystem der digitalen Gebäudereinigung. Die Marktübersicht zeigt deutlich: Es geht nicht darum, möglichst viel zu digitalisieren, sondern das richtige Maß zu finden. Systeme müssen zu Prozessen, Betriebsgröße und digitaler Reife passen – nicht umgekehrt. Wer hier sauber auswählt, legt den Grundstein für stabile Abläufe, belastbare Nachweise und jede weitere Digitalisierungsstufe. Wer es falsch angeht, zahlt – jeden Monat ein bisschen mehr.

Nächste Marktübersicht: Digitale Qualitätskontrolle & Auditing

Mit der Einsatzplanung ist geregelt, wer arbeitet. Die nächste Marktübersicht beschäftigt sich mit der Frage, wie gut gearbeitet wurde – und wie sich das belegen lässt. Digitale Systeme für Qualitätskontrolle und Auditing machen Reinigungsleistung sichtbar, vergleichbar und auswertbar. Sie ersetzen subjektive Einschätzungen durch strukturierte Nachweise und gewinnen damit zunehmend an Bedeutung in Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen und ESG-Berichten.

Unsere nächste Marktübersicht wird aufzeigen, welche Softwarelösungen sich in der Praxis bewährt haben, wo ihre Grenzen liegen – und wie gut sie sich an bestehende Workforce- und Planungssysteme anbinden lassen. Berücksichtigt werden dabei sowohl deutschsprachige Softwarelösungen aus dem DACH-Raum als auch international etablierte Systeme mit nachweislicher Relevanz für den deutschen Markt. k. w.

Bildmaterial: Adobe Stock, free, tamigo, PlanD

  

  

  

  

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08.01.2026